Tratamiento de Datos Personales

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

POLO1 SAS
NIT: 900364648-9
Cra 48 N° 26 Sur 181- Envigado, Antioquia
Teléfono: (4) 604 6244
www.poloclub.com.co

Objetivo:

Con el fin de darle cumplimiento al marco normativo respecto a las leyes de protección y tratamiento de datos, la ley de habeas data, así como cualquier norma que las modifique, sustituya o derogue, se desarrolla la presente política tratamiento de datos personales correspondientes a datos privados, semiprivados, datos sensibles y demás datos personales a los cuales tenga acceso la compañía, sus empleados y aliados en el desarrollo de su actividad económica, asegurando su tratamiento correcto, almacenamiento, disposición, transferencia y demás actividades y controles asociadas a dichos datos, por esto hemos adoptado La Política de Tratamientos de Datos Personales, que serán expresadas en los siguientes términos:

  • Autorización: previo consentimiento del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
  • Base de datos: conjunto de datos personales que sea objeto de tratamiento.
  • Datos personales: cualquier información que pueda asociarse a una o varias personas naturales.
  • Datos sensibles: cualquier información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar consecuencias negativas a este.
  • Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en conjunto con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
  • Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en conjunto con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los mismos.
  • Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
  • Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones que se le realicen a los datos personales.

Alcance:

La presente política tendrá aplicación para toda la información personal registrada en las  bases de datos de POLO1 S.A.S, quien actúa en calidad de Responsable del Tratamiento, que contenga información de titulares de datos, cuyo titular sea una persona natural, incluso, deberán tratarse con el mayor cuidado, los datos de personas jurídicas, en razón de la protección de los datos de las personas que las representan, los secretos profesionales, contratos, acuerdos de confidencialidad, prácticas de libre competencia y demás que tengan injerencia con dichas personas.

Obligaciones:

Esta política es de obligatorio cumplimiento para POLO1 S.A.S, sus empleados, proveedores, contratistas y los encargados de la protección y tratamiento de datos, implementaremos todas las acciones para el cumplimiento de la protección y tratamiento de datos personales de los que sea responsable, o funja en calidad de encargado, para proteger los derechos a la privacidad, intimidad y el buen nombre de los titulares de la información y nos comprometemos a actualizar y verificar los datos de los titulares que se encuentran en la base de datos.

    PRINCIPIOS RECTORES: 

    • Legalidad: El tratamiento de datos en Colombia es una actividad reglamentada, POLO1 S.A.S se acoge a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que desarrollen.
    • Finalidad: Los datos serán utilizados para los fines adecuados, pertinentes y limitados a la relación comercial.
    • Libertad: El tratamiento de datos personales se desarrollará con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
    • Veracidad o claridad: La información objeto de tratamiento de datos deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable. No se tratarán datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan al error.
    • Transparencia:POLO1 S.A.S garantiza el derecho al titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones información acerca de los datos que le conciernen.
    • Acceso y circulación restringida: Los datos de nuestras contra-partes, no estarán disponibles en Internet o cualquier otro medio de circulación o comunicación masiva.
    • Seguridad: Los datos de nuestras contra-partes, se manejarán con las medidas técnicas, administrativas y humanas, necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando adulteración, pérdida o consulta no autorizada.
    • Confidencialidad: Cualquier dato que no sea considerado de naturaleza pública, será tratado con reserva, inclusive si se ha terminado la relación comercial o si se trata de operaciones ocasionales.

    En Polo Club respetamos el derecho a la intimidad y a la privacidad, es por esto que nuestra política es cumplir con la legislación relacionada con el tema. Procuraremos la debida protección de los derechos de los usuarios que visitan su página web, en materia de privacidad y uso de los datos suministrados.

    Tratamiento y Finalidad:

    El tratamiento que realizará POLO CLUB, con la información personal será la siguiente.

    1. Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la compañía, en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto que genera la relación contractual con el titular de la información, con fines comerciales, administrativos y financieros, para realizar las gestiones de estudios, aprobación y gestión de cobro de créditos, estudios de satisfacción del cliente, realizar diferentes campañas de mercadeo, publicidad, eventos, generar una relación idónea, de manera directa o a través de terceros para servicios actuales y futuros, respecto a comunicaciones de productos, servicios, realizar estudios sobre hábitos de consumo, preferencias, interés de compra, prueba de producto, concepto, inteligencia de mercado, analítica de datos, evaluación del servicio, satisfacción, para gestión de cobranzas y demás relacionadas con el producto y el servicio.
    2. Dar respuesta a consultas, reclamos, solicitud de autorización, rectificación o supresión de datos o revocatorias de autorización.
    3. Para el cumplimiento de las obligaciones legales y contractuales, así como consultas en fuentes de riesgo públicas, para la prevención y control de los delitos de lavado de activos, financiación del terrorismo, proliferación de armas de destrucción masiva, delitos de corrupción, soborno transnacional, fraude, entre otros.
    4. Prestar servicio, asistencia, y soporte técnico de nuestros productos y servicios.
    5. Realizar las gestiones necesarias para dar cumplimiento a las obligaciones inherentes a los servicios prestados por la compañía
    6. Enviar la información a autoridades por solicitud expresa de la misma.
    7. Evitar posibles riesgos de suplantación de identidad que puedan perjudicar al cliente y a la compañía.

    TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES:

    Los datos sensibles recolectados serán tratados con las siguientes finalidades:

    Condiciones del estado de salud para nuestros empleados, con el fin de identificar las medidas de seguridad y salud en el trabajo.

    Lectura del código de la cédula en el proceso de compra de nuestros clientes en los canales físicos, con el fin de llevar a cabo el principio de veracidad de la información y evitar riesgos de posible suplantación de identidad para fines ilícitos que puedan afectar a nuestros clientes.

    ASPECTOS GENERALES DEL SITIO WEB

    Los siguientes son los aspectos generales que orientan la política de privacidad del sitio web www.poloclub.com.co

    La aceptación de la presenta política de privacidad por el usuario de este sitio web tendrá lugar cuando se presente lo siguiente:

    • Suministro de datos en los formularios de registro del sitio web.
    • El empleo de los mecanismos de aceptación, seguridad y acceso al sitio web que establezca Polo Club
    • La consulta de cualquier contenido incorporado en el sitio web.
    • La utilización de cualquiera de los servicios disponibles en el sitio web.
    • El usuario y visitante del sitio web acepta conocer, acatar y cumplir todas las leyes, normas y usos nacionales e internacionales relacionadas con sus obligaciones y deberes bajo la presente política de privacidad.

    RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

    POLO CLUB, sociedad comercial legalmente constituida, identificada con el NIT 900364648-9, con domicilio principal en  Cra 48 N° 26 Sur 181 en el municipio de Envigado, en la República de Colombia. Página web www.poloclub.com.co, teléfono 6046244, en el municipio de Envigado.

    AUTORIZACIÓN

    Al usar el sitio web www.poloclub.com.co o al proporcionar información personal, nos estas autorizando a obtener, usar y divulgar tu información personal en la forma descrita en esta política a los encargados del tratamiento de datos.

    SEGURIDAD DE INFORMACIÓN PERSONAL

    Tu información personal será almacenada en las bases de datos Polo Club, en la cual mantenemos protecciones razonables para garantizar la confidencialidad, seguridad e integridad de tu información personal.

    Tenemos el compromiso de proteger la totalidad de la información que almacena en sus bases de datos mediante herramientas aceptadas por la industria, con el objetivo de evitar su uso no autorizado por parte de terceros. Los equipos de almacenamiento de esta información están ubicados en lugares seguros y con acceso restringido. No nos hacemos responsables de ninguna consecuencia acerca del ingreso indebido, ilegal y fraudulento a sus bases de datos, de cualquier falla que presenten sus sistemas de almacenamiento de información ni tampoco el hurto de estos.

    En Polo Club sabemos que ninguna transmisión de información a través de Internet es absolutamente segura y confidencial; igualmente, se implementarán todas las herramientas de seguridad razonables aceptadas por la industria.   

    CAMBIOS EN ESTA POLÍTICA O EN NUESTRAS DECLARACIONES SOBRE PROVACIDAD

    En Polo Club nos reservamos el derecho de actualizar o modificar esta política en cualquier momento y sin ningún aviso previo. En caso de modificación de esta política o de cualquier declaración sobre privacidad, la modificación solo se aplicará a la información personal que obtengamos después de publicar la política modificada en el sitio correspondiente.

    DERECHO DE ACCESO Y CORRECCIÓN

    Tienes el derecho a revisar y modificar cualquier información personal almacenada en nuestro sistema y bases de datos. Si consideras que esta información está desactualizada o está incorrecta, puedes comunicarte con nosotros a través del correo electrónico servicioalcliente@poloclub.com.co o llamando al teléfono (4) 604 6244.  

    DERECHO DE CANCELACIÓN

    Tienes el derecho, en cualquier momento, de retirar tu información personal en el futuro. En dicho caso, puedes comunicarte con nosotros a través del correo electrónico servicioalcliente@poloclub.com.co o llamando al teléfono (4) 604 6244.  

    USO DE COOKIES

    Las cookies son ficheros de información que nos permiten comparar y entender como nuestros usuarios navegan a través de nuestro sitio, mejorando así la experiencia de compra online.

    INFORMACIÓN DE REGISTRO

    Recaudo, acceso y uso de la información

    Los siguientes son los lineamientos de nuestra política de privacidad en cuanto al recaudo, acceso y uso de la información de registro que suministra el usuario a través del sitio web www.polcolub.com.co

    • Los datos o información personal o general que Polo Club recolecta de los usuarios de su sitio web, se utilizarán exclusivamente para cumplir con los propósitos de su sitio web y su uso es el establecido de acuerdo a la política de privacidad.
    • El usuario del sitio web, con la aceptación de esta política de privacidad, autoriza a Polo Club a realizar un tratamiento autorizado a todos los datos personales y generales suministrados a la empresa a través del sitio web.
    • La información de registro que se le solicita al usuario es la mínima para dar cumplimiento a las normas legales en Colombia y a los usos internacionales sobre privacidad y protección de datos en Internet.
    • El usuario del sitio autoriza a Polo Club a tratar de forma automatizada la información solicitada con el fin de ofrecer un servicio más eficiente y personalizado. Así mismo, el usuario autoriza a Polo Club a divulgar, ceder o transferir sus datos personales y la información suministrada a otras organizaciones vinculadas o asociadas con Polo Club.
    • La información suministrada por los usuarios en ningún caso se compartirá con terceros, exceptuando organizaciones vinculadas con Polo Club.
    • Polo Club podrá realizar en cualquier momento encuestas para evaluar el tráfico del sitio y la calidad percibida.

    Los siguientes son los deberes, prácticas mínimas y advertencias que deben orientar la conducta del usuario en sujeción a la presente política de privacidad:

    • El usuario está de acuerdo en proporcionar a Polo Club información verdadera y completa acerca de sí mismo.
    • Polo Club se reserva el derecho a retirar sin previa notificación al usuario si la información se considera nociva o perjudicial.
    • Polo Club no se hace responsable por el uso que los terceros puedan hacer con la información indebidamente asegurada y protegida por el usuario.
    • El usuario no recaudará ni divulgará, los datos personales o la información de los demás usuarios del sitio web de Polo Club
    • El suministro de información falsa o la omisión de cualquier obligación, le da el derecho a Polo Club a terminar automáticamente, sin previo aviso y de forma definitivo, la provisión de servicios al usuario.

    Derechos del titular de datos personales

    De acuerdo con el Art.8 de la Ley 1581 de 2012, la persona naturales cuyos datos personales sean objeto de tratamiento tendrá los siguientes derechos:

    • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables o encargados del tratamiento, respecto a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error o a aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
    • Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
    • Solicitar prueba de la autorización otorgada
    • Ser informado con previa solicitud por el responsable o encargado del tratamiento, respecto al uso que le ha dado a sus datos personales.
    • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones que se le hagan a la Ley las demás normas.
    • Anular la autorización del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La supresión ocurrirá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable haya incurrido en conductas contrarias.

    Régimen estatutario de Habeas Data:

    Según los principios del Art 2 de la ley 1581 de 2012, respecto al ámbito de aplicación en materia de protección de datos, establece lo siguiente:

    Los principios y disposiciones contenidas en dicha ley serán aplicables a los datos personales registrados en las bases de datos de POLO1 S.A.S, lo que los hace susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada. 

    La presente ley será aplicada al tratamiento de datos personales efectuado en el territorio colombiano o cuando el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento no establecido en territorio nacional le sea aplicable la legislación colombiana, en virtud de normas y tratados internacionales.

    No obstante, la propia norma señala en el inciso siguiente que el régimen de protección de datos, no será aplicable.

    • A las bases de datos o archivos mantenidos en un ámbito exclusivamente personal o doméstico
    • A las bases de datos que tengan como finalidad la seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos, la financiación del terrorismo y la Proliferación de armas de destrucción masiva.
    • A las bases de datos que tengan como fin y contengan información de inteligencia y contra-inteligencia.

    ATENCIÓN A PETICIONES Y RECLAMOS

    Para gestiones de quejas, peticiones y reclamos o para ejercer sus derechos, podrás comunicarte al correo electrónico servicioalcliente@poloclub.com.co o llamando al teléfono (4) 604 6244.

    En Polo Club daremos respuesta a la persona que haga la petición, queja o reclamo dentro de los términos establecidos por la Ley 1581 de 2012, la solicitud debe contener todos los datos necesarios garantizando así una respuesta oportuna y efectiva.  La solicitud para ser tramitada, debe ser presentada por el titular de los datos, o en su defecto por el representante legal; por lo tanto tenemos el derecho a verificar la identidad de la persona que realice la queja, petición o reclamo. Independientemente del mecanismo utilizado para la radicación de quejas, peticiones y reclamos, serán atendidas en un término máximo de diez días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Si por algún motivo no es posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará a la persona antes de su vencimiento, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se hará y atenderá la consulta, la cual no podrá superar los cinco días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

    Las solicitudes que tengan que ver con actualización corrección, rectificación o supresión de los datos serán contestados dentro de los quince días hábiles siguientes, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Si por algún motivo no es posible atender la solicitud dentro de dicho término, se informará a la persona antes de su vencimiento, expresando los motivos de demora y señalando la fecha en que se hará y atenderá la consulta, el cual no podrá superar los 8 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

    PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA

    En cumplimiento de las normas sobre protección de datos, POLO CLUB, presenta el procedimiento para el ejercicio de sus derechos.

    Para la radicación y atención de su solicitud, le solicitamos suministrar la siguiente información:

    • Nombres completos y apellidos
    • Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto)
    • Medios para recibir respuesta a su solicitud
    • Motivos/hechos que dan lugar al reclamo, con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de autorización otorgada, revocarla, suprimirla, acceder a la información)
    • Número de identificación.

     El término previsto por la ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término. POLO CLUB, le informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

    Una vez cumplidos los términos establecidos en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el titular al que se deniegue total o parcialmente el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio- Delegatura para la protección de datos personales.

    Reporte de operaciones inusuales y sospechosas: 

    Cualquier conducta, acción u omisión, relacionada con irregularidades en la ética corporativa o acciones de externos y que considere podría afectar al usuario/cliente, a la comunidad o a la compañía, podrá reportarlo a través de la línea de ética y transparencia, la cual es de carácter confidencial, con opción de anonimato, ubicada en el siguiente link: 

    https://docs.google.com/forms/d/1KrS7oZDRMK9I6kzLgnKY-U9t_0d-DBN0AZQSRvxxjAQ/viewform?edit_requested=true

    VIGENCIA

    La política para el tratamiento de datos personales rige a partir del 22 de Febrero de 2016 y tendrán una duración indefinida.

     

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